Cómo hacer una proforma paso a paso

Respuesta corta: una proforma clara se hace en siete pasos: visitar y medir, dividir el trabajo en rubros, poner a cada rubro su unidad y su precio, sumar el IVA si corresponde, escribir las condiciones (validez, plazo, forma de pago), revisarla y enviarla en PDF el mismo día.

1. Visita el trabajo y mide todo

La proforma empieza en el trabajo. Mide los metros cuadrados de piso y pared, los metros lineales de tubería o barredera y cuenta las unidades: puntos de agua, tomacorrientes, puntos de luz, piezas sanitarias. Toma fotos del estado actual y de lo que te preocupa: humedad, tubería galvanizada antigua, un tablero sin breakers adecuados.

Pregunta lo que no se ve: ¿hay que romper el contrapiso?, ¿el calefón es a gas o el calentador es eléctrico?, ¿la administración del edificio pide horario para trabajos con ruido? Son los imprevistos que después se comen la ganancia.

2. Divide el trabajo en rubros

Ordena la proforma como se va a ejecutar. En una remodelación de baño:

• Derrocamientos: retiro de cerámica, retiro de piso, retiro de piezas sanitarias, desalojo de escombros.
• Instalaciones hidrosanitarias: puntos de agua fría y caliente, desagües, rejilla de piso.
• Mampostería y enlucidos: enlucido, impermeabilización de la zona de ducha.
• Recubrimientos: cerámica en paredes, porcelanato en piso, emporado.
• Instalaciones eléctricas: puntos de luz, tomacorriente, extractor.
• Piezas sanitarias y grifería: inodoro, lavamanos, grifería monomando, mampara.

Cada rubro con su subtotal: el cliente entiende qué paga y tú ves dónde está la plata.

3. Pon la unidad correcta

La cerámica va por m², la tubería o la barredera por metro lineal (ml), el inodoro por unidad y la limpieza final como global (glb). Si el cliente agranda el área, sabes al instante cuánto sube.

4. Calcula el precio de cada rubro

Tu precio debe cubrir material, mano de obra y tu ganancia:

1. Costo del material por unidad (con el desperdicio de la cerámica incluido).
2. Horas o jornales por unidad × lo que cobras por jornal.
3. Suma y agrega tu margen.

Guarda esos precios y actualízalos cuando cambien los del cemento, el porcelanato o la tubería.

5. Agrega el IVA si corresponde

El IVA general es del 15 %. Algunos materiales de construcción tienen una tarifa reducida del 5 %, y si eres negocio popular del RIMPE no cobras IVA. Lo explicamos en IVA en proformas de construcción.

6. Escribe las condiciones

• Validez: por ejemplo, 15 días.
• Plazo de ejecución aproximado.
• Forma de pago: anticipo para materiales, avances y saldo final.
• Qué no incluye: permisos municipales, trabajos de otros oficios, daños ocultos.
• Garantía de tu mano de obra.

7. Revísala y envíala en PDF

Revisa las sumas y los datos del cliente y envíala en PDF por WhatsApp el mismo día (mira cómo enviar una proforma por WhatsApp).

Ejemplo: remodelación de baño

Rubro	Ítem	Cantidad	Unidad
Derrocamientos	Retiro de cerámica existente	16	m²
Derrocamientos	Desalojo de escombros	1	glb
Hidrosanitarias	Punto de agua fría y caliente	3	pto
Recubrimientos	Cerámica en paredes, instalada	16	m²
Recubrimientos	Porcelanato en piso	4	m²
Piezas sanitarias	Inodoro instalado	1	u

Cada ítem con su precio unitario y total; al final, subtotal, IVA (si corresponde) y total.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo de validez le pongo? Entre 15 y 30 días es lo habitual. Si los materiales están subiendo, mejor 15.

¿La proforma reemplaza la factura? No. Cuando terminas, emites la factura o la nota de venta electrónica en el SRI como siempre.

¿Cuánto anticipo pido? Lo común es entre un 30 % y un 50 % para comprar los materiales. Déjalo por escrito.

¿Proforma, cotización o presupuesto? En Ecuador la palabra más usada es proforma, pero los clientes entienden las tres.

Hazla en el trabajo, en dos minutos

Con PresuFlash, la app para hacer proformas, dictas los rubros con la voz mientras mides, la app los ordena con tus precios y tu RUC, calcula el IVA si corresponde y arma el PDF.