Formato de cotización: ejemplo completo

Respuesta corta: un buen formato de cotización tiene seis bloques: encabezado con tus datos y número de cédula; datos del cliente y el trabajo; tabla de partidas (cantidad, unidad, precio unitario, total); subtotal, IVA y total; condiciones; y aceptación del cliente. Abajo tienes un ejemplo completo de fontanería.

Las partes del formato

1. Encabezado: logo, nombre, número de cédula, teléfono, correo, número y fecha.
2. Cliente y trabajo: nombre, dirección y teléfono.
3. Descripción: el trabajo en una frase.
4. Partidas: con cantidad, unidad, precio unitario y total.
5. Totales: subtotal, IVA si corresponde y total.
6. Condiciones y aceptación: validez, plazo, pago, exclusiones, garantía y firma.

Ejemplo: cambio de tubería y tanque de agua caliente

Fontanería Vargas · Cédula 1-1234-0567 · +506 8312 3456 Cotización n.º COT-2026-021 · 3 de noviembre de 2026

Cliente: Laura Jiménez · Del parque 200 m norte, San Pedro de Montes de Oca · +506 8765 4321

Trabajo: cambio de tubería de agua en baño y cocina e instalación de tanque de agua caliente.

Rubro	Ítem	Cant.	Unidad	P. unit.	Total
Fontanería	Tubería PVC ½" para agua, instalada	12	ml	(tu precio)	—
Fontanería	Salida de agua	4	u	(tu precio)	—
Fontanería	Llave de paso	2	u	(tu precio)	—
Agua caliente	Tanque de agua caliente de 40 galones, instalado	1	u	(tu precio)	—
Grifería	Grifería de fregadero	1	u	(tu precio)	—
Pruebas	Prueba de presión	1	global	(tu precio)	—

Subtotal: — · IVA: — · Total: —

Condiciones: válida 15 días · plazo: 3 días hábiles · 50 % de adelanto y 50 % al terminar · no incluye resanes de repello ni enchape · garantía de 6 meses en mano de obra.

Aceptación del cliente: nombre, firma y fecha.

Consejos para que el formato sirva

• Descripciones concretas: «Tanque de agua caliente de 40 galones, instalado» dice más que «tanque».
• Unidades claras: ml para tubería, u para aparatos, global para lo que no se mide.
• Montos en el formato de tu país: ₡1.250,00.
• IVA según tu régimen: mira IVA del 13 % en construcción.

El formato para otros oficios

• Electricista: tablero (u), breakers (u), salidas de luz y tomacorrientes (u), cableado (ml).
• Maestro de obras: pared de block (m²), repello (m²), contrapiso (m²), viga y columna (ml).
• Instalador de gypsum: cielo raso (m²), paredes livianas (m²), molduras (ml).

Errores de formato que hacen perder trabajos

• Un total sin detalle: el cliente lo compara con otra cotización y no sabe por qué la tuya vale más.
• Sin fecha ni validez: meses después te piden el mismo precio.
• Sin aclarar el IVA: el cliente no sabe si el precio es final.
• Sin espacio para la aceptación: después no hay constancia de lo acordado.

Preguntas frecuentes

¿Este formato es una factura? No. Es un documento comercial para acordar trabajo y precio. La factura se emite aparte, como factura electrónica ante Hacienda.

¿Excel o app? Excel sirve en la oficina. En el trabajo, con el celular, es más rápida una app que ya tenga tus partidas y tus datos.

¿Cuántas líneas debe tener? Las necesarias para que el cliente entienda qué paga. Un arreglo pequeño puede tener tres; una remodelación completa, cuarenta. Mejor muchas líneas claras que un total redondo.

¿Incluyo fotos? Sí, si ayudan: una o dos fotos del estado actual al final del PDF evitan discusiones sobre cómo estaba todo antes de empezar.

¿Firmo yo también? Sí. Tu firma junto a la del cliente deja claro que los dos están de acuerdo con el alcance, el precio y las condiciones.

Plantilla o app

Tu catálogo guarda partidas como salida de agua, cambio de inodoro, tanque de agua caliente o destaqueo, cada uno con su unidad y tu precio. Y con PresuFlash, la app para hacer cotizaciones, el formato se llena solo con tus datos.