Formato de cotización: ejemplo completo

Respuesta corta: un buen formato de cotización tiene seis bloques: encabezado con tus datos y NIT; datos del cliente y el trabajo; tabla de ítems (cantidad, unidad, valor unitario, valor total); totales; condiciones; y aceptación del cliente. Abajo tienes un ejemplo completo de plomería.

Las partes del formato

1. Encabezado: logo, nombre, NIT o cédula, si eres o no responsable de IVA, teléfono, correo, número y fecha.
2. Cliente y trabajo: nombre, dirección y teléfono.
3. Descripción: el trabajo en una frase.
4. Ítems: por capítulo, con cantidad, unidad, valor unitario y valor total.
5. Totales: subtotales, IVA si aplica y total.
6. Condiciones y aceptación: validez, plazo, pago, exclusiones, garantía y firma.

Ejemplo: cambio de tubería y aparatos de baño

Plomería Rodríguez · NIT 1.020.345.678-9 · No responsable de IVA · 310 234 5678 Cotización n.º COT-2026-044 · 3 de noviembre de 2026

Cliente: Andrea Gómez · Calle 45 # 12-30, apto 502, Bogotá · 300 456 7890

Trabajo: cambio de tubería de agua y aparatos sanitarios en baño principal.

Capítulo	Ítem	Cant.	Unidad	Valor unit.	Valor total
Hidráulico	Tubería PVC presión ½" instalada	12	ml	(tu precio)	—
Hidráulico	Punto hidráulico	3	un	(tu precio)	—
Sanitario	Punto sanitario	2	un	(tu precio)	—
Aparatos	Sanitario instalado	1	un	(tu precio)	—
Aparatos	Lavamanos con grifería	1	un	(tu precio)	—
Pruebas	Prueba de presión	1	gl	(tu precio)	—

Subtotal: — · IVA: no aplica · Total: —

Condiciones: válida 15 días · plazo: 4 días hábiles · 50 % de anticipo y 50 % a la entrega · no incluye resanes de pañete ni enchape · garantía de 1 año en instalación.

Aceptación del cliente: firma, nombre, cédula y fecha.

Consejos para que el formato sirva

• Descripciones concretas: «Tubería PVC presión ½" instalada» dice más que «tubería».
• Unidades claras: ml para tubería, un para aparatos, gl para lo que no se mide.
• Valores en pesos sin decimales: $ 1.250.000.
• Impuestos según tu situación: IVA discriminado si eres responsable; si no, la aclaración. Para trabajo con AIU, mira qué es el AIU.

El formato para otros oficios

• Electricista: tablero (un), breakers (un), puntos eléctricos (un), acometida (ml), certificación RETIE (gl).
• Maestro de obra: mampostería (m²), pañete (m²), placa (m³), enchape (m²).
• Pintor: estuco y lijado (m²), vinilo tipo 1 en muros y techos (m²), esmalte en puertas (un).
• Todero: reparaciones por unidad o por visita (gl).

Errores de formato que hacen perder trabajos

• Un total sin detalle: el cliente lo compara con otra cotización y no sabe por qué la tuya vale más.
• Sin fecha ni validez: meses después te piden el mismo precio.
• Sin tus datos: si la reenvía a quien decide, nadie sabe de quién es.

Preguntas frecuentes

¿Este formato es una factura? No. Es un documento comercial para acordar trabajo y precio. La factura electrónica se emite aparte.

¿Excel o app? Excel sirve en la oficina. En el trabajo, con el celular, es más rápida una app que ya tenga tus ítems y tus datos.

¿Pongo la cédula del cliente? Solo si te va a pedir factura a su nombre o si la aceptación debe quedar bien identificada. Para la mayoría de trabajos en casa basta con nombre, dirección y teléfono.

¿Cuántas líneas debe tener? Las necesarias para que el cliente entienda qué paga. Un arreglo pequeño puede tener tres; una remodelación completa, cuarenta. Mejor muchas líneas claras que un total redondo.

Plantilla o app

Tu catálogo guarda ítems como punto hidráulico, tubería PVC, cambio de sanitario o destape de cañería, cada uno con su unidad y tu precio. Y con PresuFlash, la app para hacer cotizaciones, el formato se llena solo con tus datos.